Soms krijg je als werknemer of ondernemer een leaseauto van de zaak. Dat lijkt handig, want je hoeft je geen zorgen te maken over onderhoud, verzekering of afschrijving. Maar dan kom je bij een keuze die veel invloed heeft op je belasting: gebruik je de auto ook privé of alleen zakelijk? Als je kiest voor een privégebruik leaseauto, dan zijn daar strenge regels aan verbonden. Je moet precies weten wat dit inhoudt en wat je verplichtingen zijn. Zo voorkom je fouten die geld kunnen kosten.
Alleen zakelijk rijden klinkt simpel maar is dat het ook
Wanneer je zegt dat je de auto alleen zakelijk gebruikt, betekent dit dat je er geen enkele rit mee maakt die niet werkgerelateerd is. Je rijdt dus naar klanten, kantoren, vergaderingen of zakelijke afspraken, maar niet naar familie, de sportschool of op vakantie. De belastingdienst ziet dit verschil als iets belangrijks, omdat je anders belastingvoordeel hebt zonder bijtelling te betalen. Als je de auto ook privé zou gebruiken, dan moet je namelijk bijtelling betalen. Dat is een extra bedrag dat bovenop je inkomen wordt gerekend. Geen privégebruik leaseauto betekent dus dat je daar niet voor betaalt, maar je moet dan ook echt bewijzen dat je alleen zakelijke ritten maakt.
Je rittenregistratie bepaalt of je geloofwaardig bent
De enige manier om aan te tonen dat je de leaseauto alleen zakelijk gebruikt, is door een sluitende rittenregistratie bij te houden. Dit is een overzicht van elke rit die je maakt, met informatie zoals het begin- en eindadres, het aantal kilometers, het tijdstip en het doel van de rit. Je schrijft er dus bij waarom je ergens naartoe bent gereden. Dit doe je voor elke werkdag, zonder uitzonderingen. Je mag daarbij geen enkele privérit maken, zelfs geen omweg of een klein stukje om iemand op te halen. De administratie moet compleet zijn en je moet deze bewaren. Als de belastingdienst twijfelt, kunnen ze je vragen om dit overzicht te laten zien. Klopt er iets niet of ontbreekt er iets, dan word je alsnog behandeld alsof je de auto ook privé hebt gebruikt.
Wat er misgaat als je toch privé rijdt
De belastingdienst doet regelmatig controles. Dit gebeurt bijvoorbeeld als je aangifte opvalt of als er vragen zijn over je situatie. Als je hebt opgegeven dat je geen privégebruik leaseauto hebt, dan verwachten ze dat je een sluitende rittenregistratie kunt tonen. Heb je dat niet of blijkt dat je de auto toch voor privézaken hebt gebruikt, dan kan dat vervelend uitpakken. Je krijgt dan alsnog bijtelling, en dat wordt meestal berekend vanaf het begin van het jaar. Dat kan een bedrag van duizenden euro’s zijn, afhankelijk van de cataloguswaarde van de auto. Ook krijg je mogelijk een boete, omdat je onjuiste informatie hebt opgegeven. Het is dus verstandig om hier heel zorgvuldig mee om te gaan, zelfs als je maar af en toe de auto gebruikt.
Bijtelling kiezen geeft vaak meer rust
Soms denk je vooraf dat je de auto alleen zakelijk gaat gebruiken, maar dat loopt anders. Je komt in de praktijk toch in situaties waarin privérit handig is. Bijvoorbeeld wanneer je partner zonder vervoer zit of je kind naar sport moet brengen. Het leven laat zich niet altijd plannen, en voor je het weet rijd je toch een paar keer privé. Als dat gebeurt, dan voldoe je niet meer aan de voorwaarden van geen privégebruik leaseauto. Daarom kiezen sommige mensen er bewust voor om wél bijtelling te accepteren. Dat geeft meer vrijheid, omdat je dan geen administratie hoeft bij te houden. Je mag de auto dan gebruiken wanneer je wilt, ook in het weekend of tijdens vakanties. Het kost wat meer belasting, maar je hebt geen stress over controles of fouten.
Maak het jezelf makkelijk met slimme hulpmiddelen
Als je besluit om geen privégebruik leaseauto te registreren, dan kun je het jezelf wel wat makkelijker maken. Er zijn handige apps waarmee je automatisch je ritten registreert. Deze apps gebruiken bijvoorbeeld GPS en houden bij wanneer je rijdt en waar je bent geweest. Je hoeft dan niet alles handmatig in te vullen. Ook kun je gebruikmaken van een logboek dat je in de auto legt. Schrijf na elke rit direct op waar je bent geweest en waarom. Zo voorkom je dat je iets vergeet. Vergeet ook niet om regelmatig je kilometers te controleren met je eindstanden. Als alles klopt en je administratie volledig is, kun je met een gerust hart rijden.
