Verzekering-en-belasting is voor veel zzp’ers een belangrijk onderwerp, vooral bij het terugvragen van btw na zakelijke aankopen. Het kan soms ingewikkeld lijken, maar als je weet hoe het werkt, is het goed te doen. Btw terugvragen betekent dat je geld kunt terugkrijgen van de Belastingdienst over bepaalde kosten die je voor je bedrijf maakt. Dat brengt meer overzicht en kan flink voordeel opleveren. In deze blog lees je precies wanneer je recht hebt op btw-teruggave en waar je op moet letten.
Btw terugkrijgen bij zakelijke uitgaven
Alle ondernemers in Nederland die btw-plichtig zijn, mogen de belasting die ze betalen over zakelijke uitgaven meestal terugvragen. Dat heet voorbelasting. Denk aan kantoorartikelen, gereedschap, een laptop of zelfs reiskosten die je maakt voor je werk. Je krijgt het bedrag niet direct retour, maar je trekt het af van de btw die je aan je klanten in rekening brengt. Onthoud dat het gaat om kosten die echt bij je bedrijf horen. Btw op uitgaven voor privézaken of vrijgestelde activiteiten kun je niet terugvragen. Zorg altijd dat je een factuur hebt waarop de btw duidelijk staat. Deze heb je nodig als bewijs richting de Belastingdienst.
Ook zonder omzet kun je recht hebben op teruggave
Veel zzp’ers denken dat zij pas btw kunnen terugvragen als zij geld hebben verdiend of omzet hebben gemaakt. Dat klopt niet. Ook als je nog geen facturen hebt gestuurd naar klanten, kun je de btw over zakelijke kosten terughalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je net start met je bedrijf. Je mag de voorbelasting opgeven zolang de uitgaven voor je onderneming zijn gedaan en je de btw hebt betaald. Dit is goed om te weten als je aan het begin staat, want zo kun je de opstartkosten een beetje drukken. Het helpt je om niet te veel geld in één keer kwijt te zijn.
Uitzonderingen en regels waar je op moet letten
Toch geldt niet voor elke uitgave dat je de btw terug kunt vragen. Een bekend voorbeeld is de aanschaf van eten en drinken in een restaurant. Deze btw mag niet als voorbelasting opgevoerd worden. Verder kun je btw terugvragen alleen als je een factuur hebt die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Er moet bijvoorbeeld een duidelijk btw-bedrag op vermeld staan. Ook moet je rekening houden met de juiste termijn: je vraagt btw terug in dezelfde periode dat je de uitgave hebt gedaan. Lever je facturen in een volgende periode in, dan kan het zijn dat je te laat bent. Controleer ook of de diensten of goederen waarvoor je betaalt, daadwerkelijk voor je bedrijf zijn gebruikt, want privé-aankopen vallen hierbuiten.
Handig overzicht met verzekering en belasting
Wanneer je werkt als zzp’er, hoort het regelen van verzekering-en-belasting bij je dagelijkse taken. Dit voorkomt verrassingen bij je aangifte. Voor de btw-aangifte moet je een goede administratie bijhouden. Dat betekent dat je alle ontvangen en verzonden facturen netjes bewaart. Voor uitgaven waarvoor je btw wilt terugvragen, heb je die facturen dus nodig. Het is slim om dit direct na je aankoop op orde te brengen, zodat je niet later alles terug hoeft te zoeken. Wil je geen risico lopen op fouten of extra vragen van de Belastingdienst, zorg dan dat je boekhouding volledig en up-to-date is. Hiermee toon je aan dat je voldoet aan de wet waardoor het proces van btw-teruggave soepel verloopt. Het sluitstuk tussen verzekering-en-belasting is overzicht: kijk niet alleen naar je verzekeringen, maar zorg dat ook je belastingzaken zoals de btw goed geregeld zijn.
De meest gestelde vragen over btw terugkrijgen als zzp’er
-
Vraag: Wanneer kan ik de btw over zakelijke kosten terugvragen?
Je kunt de btw over zakelijke kosten terugvragen als je ondernemer bent voor de btw, zakelijke uitgaven hebt gedaan, en een juiste factuur hebt die op naam van je onderneming staat. Het maakt niet uit of je al omzet hebt gemaakt. Btw vraag je terug via de btw-aangifte over dezelfde periode waarin je de uitgave hebt gedaan.
-
Vraag: Kan ik btw terugvragen als ik een laptop koop voor mijn zaak?
Als je een laptop koopt voor je bedrijf en je krijgt er een factuur waarop het btw-bedrag staat, kun je deze btw terugvragen via je btw-aangifte. De voorwaarde is dat de laptop echt voor je werk is bedoeld en niet voor privégebruik.
-
Vraag: Hoe zit het met btw over autokosten?
Btw over autokosten kan je terugvragen als de auto voor je onderneming wordt gebruikt. Gebruik je de auto deels privé, dan mag je alleen het deel voor zakelijke ritten in de aangifte verwerken. Houd daarvoor een kilometeradministratie bij.
-
Vraag: Mag je altijd de btw terugvragen van verzekeringen?
De btw over verzekeringen kun je meestal niet terugvragen, want op de meeste verzekeringen zit geen btw maar assurantiebelasting. Alleen over diensten waar echt btw over wordt gerekend, mag je deze terugvragen.
-
Vraag: Hoe bewaar ik goed mijn gegevens voor de Belastingdienst?
Je moet facturen en bonnetjes minimaal 7 jaar bewaren. Bewaar ze in je administratie en zorg dat ze duidelijk laten zien waar het bedrag op slaat. Dit kan digitaal of op papier, zolang ze maar leesbaar blijven.
